Le rôle de l’archiviste
L’archiviste
Il est le responsable des archives de l’organisme où il travaille. Il est chargé notamment du respect de la législation concernant les archives de l’établissement et de la conservation de ses archives, mais il intervient également en amont de la chaîne de traitement de l’information et sensibilise les services à ce principe essentiel : un document est un document d’archives dès sa création.
Gardien de la mémoire des organisations, l’archiviste est aussi un médiateur : en valorisant les archives et en les communiquant aux publics qui le souhaitent, il transmet et fait vivre cette mémoire. Il contribue au partage des connaissances.
Sa mission consiste à améliorer la gestion des documents au sein de l’établissement et enrichir son patrimoine administratif, scientifique ou historique.
Ses Missions
L’archiviste doit maîtriser toutes les étapes de la chaîne archivistique : âge courant, âge intermédiaire, âge définitif (cf. schéma ci-dessous). Pour cela, il doit mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer au mieux, dès la création des documents, leur collecte, leur traitement, leur conservation, et leur communication au public
Audit, expertise, formation
Il évalue les besoins en termes d’archivage de l’établissement et des services. Il assure la formation et le suivi de son équipe ainsi que la mise en place si besoin d’un système informatique de gestion des archives ou de logiciels spécifiques appropriés. Il forme les agents à la gestion de leur production de documents et aux notions d’archivage. Il élabore des outils de traitement des archives dès leur création : ces outils permettent d’analyser l’utilité des documents produits, de fixer leur durée de conservation, de déterminer quelles seront les archives définitives (tableau de gestion).
Collecte et évaluation
Il assure la veille et la collecte des archives auprès des services producteurs de l’établissement. Il procède au tri des archives qui n’ont plus d’utilité administrative, en conformité avec les normes, lois et règlements en vigueur : • Elimination des archives sans intérêt pour l’Histoire, • Classement des archives historiques ou patrimoniales.
Classement et conservation
Il organise le fonds d’archives de façon cohérente et l’inventorie (classement et description du contenu). Il prend des mesures pour assurer la conservation : gestion des locaux, des conditions de conservation (hydrométrie, température, etc.) et des matériaux de stockage conformes aux normes, ainsi que la restauration et la sécurisation des documents. Il assure également le rangement des documents, met en place leur conditionnement.
Communication
L’archiviste élabore et communique aux services de son établissement et au public des outils d’aide à la recherche : instruments de recherche, guide des sources… Il communique les documents aux différents publics qui le souhaitent : services, chercheurs, généalogistes, étudiants… dans le respect des délais fixés par la loi.Il oriente et guide les utilisateurs dans leurs recherches.
Valorisation
L’archiviste valorise le patrimoine historique de l’établissement par la communication des archives au plus grand nombre et par sa participation à des manifestations commémoratives organisées par son établissement. Il peut participer à des expositions, des publications et des actions pédagogiques. Il collabore à des groupes de réflexion et de travail, et intervient lors de manifestations autour des archives.
3/ Ses interlocuteurs et partenaires L’archiviste ne travaille jamais seul, il collabore étroitement : avec les agents, pour les former à une meilleure gestion de leur flux documentaire et pour leur communiquer les documents dont ils ont besoin, avec les producteurs des documents, pour évaluer au mieux l’information historique et patrimoniale à conserver, avec sa hiérarchie, pour définir des plans d’intervention, faire état des moyens à mettre en œuvre et rendre compte de l’avancée des projets, avec les responsables du contrôle scientifique et technique, pour valider les procédures d’élimination de documents et assurer un transfert de qualité des archives définitives aux centres nationaux et départementaux de conservation d’archives.
Les évolutions
L’apparition des nouveaux supports électroniques apporte une problématique supplémentaire aux missions traditionnelles de l’archiviste : assurer la collecte et l’archivage des documents électroniques, se préoccuper de la pérennité des informations numériques, développer un partenariat avec les informaticiens et experts de son établissement ou d’organismes extérieurs.
