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  4. La Gestion des Archives à l’Heure de la Numérisation

Introduction

Aujourd’hui, l’information documentaire a une valeur marchande de plus en plus affirmée, la gestion des archives combinée aux techniques de numérisations constituent sans aucun doute des produits et des outils de conservation, de contrôle et de régulation de premier ordre. Ils permettent d’assurer aux usagers, un accès reconnu et garanti au savoir et à la connaissance dans le cadre d’institutions à vocation patrimoniale.

Qu'est-ce qu'un document d'archives ?

Selon la loi sénégalaise n° 2006-19 du 30 juin 2006, les archives sont définies comme étant : « L’ensemble des documents quels qu’en soient la nature, la forme ou le support matériel, produits ou reçus par une personne physique ou morale dans le cadre de son activité publique ou privée ».

De cette définition, il est important d’analyser les différentes caractéristiques qui la composent.

« Quelle que soit la forme »

Les documents d’archives sont polymorphes : il existe d’autres formats que le format papier. Un document d’archives peut avoir un format écrit : texte, plan, dessin, un format oral : enregistrement radio, un format visuel : enregistrement d’images, photographies, un format en 3 dimensions : maquette, format numérique.

« Quel que soit leur support »

Les supports de documents d’archives sont polymorphes : papier, cassettes audio et vidéo, CD, DVD, disque dur d’ordinateur, serveur informatique.

« Produits ou reçus par une personne physique ou morale »

Ce passage apporte un éclaircissement sur le type d’expéditeur et de destinataire, afin d’éviter toutes ambiguïtés. De ce fait  tout document, à partir du moment où il est émis ou reçu dans le cadre des compétences d’un service est un document d’archive. Et ce, dès sa naissance.

Définition de la Ged

La gestion électronique des documents ou Ged est un système informatisé, d’acquisition, classement, stockage, archivage des documents afin de permettre une consultation ultérieure, sur un support électronique adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou des besoins d’information et de preuve.

Ainsi tout document numérique, qu’il soit natif ou issu d’une chaîne de numérisation, du moment qu’il a été produit par une personne dans le cadre de son activité doit être considéré comme une archive électronique.

Les problèmes posés par l'absence de la Ged

Ces problèmes sont liés au volume important de données à traiter du fait de la conservation et de l’empilement des documents.

 Les entreprises sont juridiquement tenues de conserver certains types de documents pendant un nombre d’années spécifique. Par exemple, les factures clients et fournisseurs doivent l’être pendant 10 ans, avant de pouvoir être détruites. Ainsi l’absence d’archivage numérique (les documents non archivés) engage la responsabilité de l’entreprise, surtout si les documents font défaut en cas de litige ou de contrôle.

Les problèmes engendrés sont les suivants :

  • Un document conservé dans les locaux de l’entreprise est vulnérable aux dégradations accidentelles (disparition de l’encre) et volontaires (acte malveillant rendant le document inutilisable). Une gestion des archives et documents efficace limite considérablement ce cas de figure.
  • Une conservation des archives d’entreprises inexistante augmente le risque de ne pas trouver le document recherché. Difficile en effet de retrouver une simple feuille vieille de plusieurs années au milieu de milliers d’autres.
  • Certains documents ont une durée de conservation règlementée car ils doivent pouvoir être présentés pendant un certain nombre d’années à l’administration ou lors d’un litige judiciaire. Le fait de ne pas numériser les documents peut conduire à une destruction précoce de ces pièces.
  • Le fait de conserver trop longtemps des documents inutiles sur le long terme peut amener, Un risque bien connu sous le nom de l’inflation documentaire.

Conclusion

La mise en place d’un système Ged apporte une simplification des procédures, rationalisation des flux documentaires et l’amélioration des recherches et des communications.

 En outre La gestion des documents électroniques nécessite la mise en place d’une démarche évolutive d’archivage électronique. En effet, la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique est le fruit d’une longue démarche qui devra permettre à terme de maîtriser la gestion des archives électroniques et d’en définir les règles spécifiques, ainsi que le choix d’un outil adapté.

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Le rôle de l’archiviste
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    Créé en 2003, la société ISIS est spécialisée dans la distribution et la commercialisation de la gamme de produits Docubase ainsi que les services associés (Organisation des Archives physiques, la formation en archivistique et en GED-Workflow,….) sur Afrique de l’Ouest et Centrale.

    Filiale du groupe International Services Informatique (ISI), un groupe africain présent de manière directe au Sénégal (ISIS), au Cameroun (ISIC) et en Côte d’Ivoire (GEDOC-CI), il est l’un des leaders de la GED en Afrique Francophone au SUD du SAHARA. Nous avons réalisé plusieurs projets dans toute l’Afrique (Benin, Burkina Faso, Côte d’Ivoire, Cameroun, Djibouti, Gabon, Ghana, Sénégal, RDC, …) ainsi qu’au moyen orient (Bahreïn).

    Le groupe ISI est doté d’une équipe hautement qualifiée et expérimentée pour avoir conduit et déployés auprès de plusieurs organismes des projets très ambitieux d’Archivage, de Gestion Electronique de Documents et de d’outil collaboratif dans différents pays depuis 2000.

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