La GED ou Gestion Électronique des Documents est un système informatique de gestion des documents numériques. Ce système est intégré à un logiciel GED d'entreprise.
La GED permet la numérisation de documents papier, mais aussi la dématérialisation des processus métier qui y sont liés. La Gestion Électronique des Documents utilise des outils et des fonctionnalités pour gérer toutes les étapes du cycle de vie d'un document numérique :
Le terme de GED désigne tous les processus numériques liés à la gestion des flux de documents électroniques. Les entreprises ont les mêmes besoins et obligations pour un fichier numérique que pour un document papier. Mettre en place une gestion électronique des documents permet de dématérialiser les processus métier liés aux documents numériques. Une GED prend en charge les fichiers et leur contenu depuis la numérisation du document papier ou la création du fichier électronique et pendant tout son délai légal de conservation.
La GED comprend donc les fonctionnalités permettant :
La GED (Gestion Électronique des Documents) permet la numérisation, l'indexation, la recherche, la diffusion et l'archivage d'un document. Elle vise la dématérialisation des processus métier d'une entreprise grâce à des outils simples d'utilisation. La GED sert aussi à réduire l'utilisation du papier voire atteindre l’objectif zéro papier.
Numériser des documents papier est parfois indispensable pour les entreprises (travail en ligne, échange d'informations). Mais les documents électroniques nécessitent une gestion à part entière : organisation des fichiers, protection du contenu, etc. Mettre en place un projet GED permet aux entreprises d'optimiser la gestion des fichiers (numérisation, classement, archivage…) tout en garantissant leur validité juridique.
Les solutions GED permettent de faciliter la recherche documentaire, le stockage, l'échange, grâce à un logiciel GED à l'interface intuitive. Les données et les contenus de l'entreprise sont accessibles 24 h/24 dans le cloud sur PC.
L'interface peut être également reliée avec les différents logiciels métiers de l'entreprise. Par exemple, le contenu des factures fournisseurs est communiqué au logiciel de gestion comptable dès leur stockage sur l'application. Il sert alors aussi de base unique documentaire administrative.
La mise en place d'une solution GED présente de nombreux atouts par rapport à une gestion classique des documents. Elle permet de réaliser des économies importantes sur l'impression, la diffusion et l'archivage des documents papier. De plus, l'automatisation de certains processus métier et la recherche documentaire facilitée représentent un gros gain de temps. Les collaborateurs de l'entreprise peuvent se concentrer sur du travail à réelle valeur ajoutée.
De plus, la GED se charge de donner la même valeur juridique au fichier numérique qu'à son document papier original. Il devient alors très simple de trouver une information demandée par les impôts. Enfin, la dématérialisation et l'utilisation d'un outil de GED présentent une dimension environnementale assez évidente, grâce à la réduction du papier.
Mettre en place une GED permet le stockage, le classement et l'archivage des documents dans un même logiciel. Un projet de GED améliore donc la recherche documentaire, la gestion et le suivi des documents durant tout leur cycle de vie, ainsi que la productivité des collaborateurs de l'entreprise.
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une organisation (entreprise, collectivité) a intérêt à mettre en place une GED. Utiliser un système électronique pour gérer ses documents et ses données peut être motivé par la réalisation d'économies. Les coûts liés à la gestion du papier (impression, archivage, consultation) sont parfois importants. Une autre raison pour utiliser des solutions de GED est de gagner du temps en automatisant certains processus, comme le partage d'une facture client au service comptable.
La dématérialisation des documents et des processus métier favorise également le travail collectif, la communication interne et la mobilité professionnelle. L'archivage numérique facilite le respect de la durée légale de conservation selon le type de fichier ainsi que la recherche documentaire.
Lorsque les entreprises font le choix de mettre en place une solution GED ou ECM (Entreprise Content Management), elles attendent plusieurs bénéfices. En voici une liste non exhaustive des avantages de la GED :
Utiliser un logiciel de GED sert aussi à donner une valeur juridique aux fichiers égale à celles des documents. Cela permet également une diminution de l'empreinte écologique de l'entreprise.
La GED fonctionne en 4 étapes :
Pour intégrer un document électronique dans le système informatique de la GED, il y a plusieurs possibilités. Cela peut passer par la dématérialisation d'un document papier via la numérisation ou la création d'un fichier numérique original. Il est aussi possible d'intégrer des documents déjà existants, créés en interne ou envoyés par des collaborateurs via un échange informatique.
Le logiciel de GED gère ensuite le stockage en ligne et l'archivage des fichiers selon le type de document (contenu, volume, durée de conservation légale). La sécurité des informations est assurée tout au long du processus.
La GED dispose de nombreux avantages concernant la gestion des documents. Elle se charge du classement et de l'indexation des fichiers afin de faciliter la recherche documentaire des utilisateurs et d'améliorer la productivité des collaborateurs. La Gestion Électronique des Documents permet également la mise en place d'outils et solutions GED supplémentaires : workflows automatisés, etc.
Pour mettre en place une GED, il faut cerner les besoins en gestion documentaire et les objectifs de son entreprise. On teste ensuite les solutions de GED retenues sur un service en particulier, puis on procède à des ajustements avant la mise en place de l'outil de GED final.
Avant de mettre en place une GED ou ECM en anglais (Entreprise Content Management), il est important de déterminer les besoins de l'entreprise concernant :
Si on souhaite passer par les services d'une entreprise éditrice d'un logiciel de gestion documentaire, il est possible de demander un audit. Cela permet de se familiariser avec les fonctionnalités existantes et d'imaginer un système de GED cohérent. La gestion des flux de documents souhaitée et l'environnement numérique de l'organisation font partie des données prises en compte.
En fonction des données recueillies pendant la genèse du projet de dématérialisation et des avantages attendus par la Gestion Électronique des Documents, on peut démarrer une période de test sur un service. Cela va permettre de mesurer l'impact de ce changement dans le traitement des informations et dans les processus métier.
On peut ensuite procéder à des ajustements sur le contenu exact du logiciel de GED et choisir une solution de dématérialisation cohérente. Il peut s'agir d'une approche métier (un logiciel GED par service) ou bien d'un système transversal (un seul outil de GED pour toute l'entreprise).
Pour faire une bonne GED, il faut déterminer les besoins spécifiques de son entreprise et créer des fonctionnalités en conséquence. Il est également primordial de s'assurer de la bonne sécurité des données lors de la gestion et de l'archivage des documents dans la GED.
Les solutions mises en place lors d'un projet de dématérialisation des documents et des processus diffèrent selon les entreprises. Faire une bonne GED, c'est avant tout créer un système numérique qui répond aux problématiques des collaborateurs et offre une solution adéquate. Il est donc important de prendre en compte le travail de chaque service et l'avis de chaque utilisateur dans la création d'un outil de Gestion Électronique des Documents. Il s'agit avant tout d'un travail collaboratif.
Une bonne GED permet le stockage, l'archivage, la gestion des flux de documents ou encore la simplification de la recherche documentaire. Mais l'organisation des outils de GED doit servir les objectifs de l'entreprise, comme automatiser les tâches répétitives (ex : validation de factures) ou arrêter définitivement le stockage de documents papier.
Une bonne GED doit assurer la sécurité de son contenu en fonction de l'importance de chaque document. Un logiciel de GED peut utiliser différents moyens pour protéger les informations des entreprises :
En général, un logiciel de gestion des documents administratifs provenant d'une entreprise spécialisée dans la GED répond à toutes ces exigences.
Pour choisir son logiciel de GED, il faut déterminer le volume de documents mensuel de son entreprise et les fonctionnalités nécessaires à la dématérialisation de la gestion documentaire. Il faut également choisir un éditeur proposant un logiciel de GED évolutif et adapté aux processus métier de son entreprise.
Une entreprise doit connaître ses différents besoins avant de commencer sa recherche de logiciel de Gestion Électronique des Documents. Il faut déterminer le volume de fichiers électroniques et de documents papier traité mensuellement. En fonction des données recueillies, l'entreprise doit lister les outils, services et fonctionnalités de GED qu'il va falloir mettre en place (travail collaboratif, workflow).
Une fois qu'on connaît ses critères, il est possible de commencer à établir un classement des différents éditeurs de GED qui proposent des solutions adaptées. Avant de choisir son logiciel de GED, il est important de vérifier sa compatibilité avec son SI (Système d'Information).
Les logiciels de GED proposent tous à leurs clients des services de stockage des données, archivage électronique ou une encore une solution de recherche de document simplifiée. Jeter un œil aux avis utilisateurs peut parfois aider à faire un choix d'éditeur, notamment en ce qui concerne le service client. Mais il est encore plus important de s'assurer que l'outil de GED est adapté aux processus métier de l'entreprise et à son secteur d'activité.
Par exemple, les besoins d'un cabinet d'expertise comptable en ECM (Entreprise Content Management) seront différents de ceux d'une entreprise de BTP. De plus, l'informatique et la Gestion Électronique des Documents se développent sans cesse. C'est pourquoi il vaut mieux se tourner vers un éditeur proposant un service évolutif et des mises à jour régulières au moment de choisir son logiciel de GED.
La GED se charge d'archiver les documents selon une organisation précise en fonction du type des fichiers et de leur contenu. Les utilisateurs du logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents) gèrent seulement le processus de dématérialisation et le dépôt du fichier dans le système informatique.
Dès la numérisation d'un document d'entreprise et son intégration au logiciel de GED, un processus d'archivage automatique se lance. Une solution de stockage et de classement adaptée est immédiatement mise en place. L'organisation du stockage des documents se fait en fonction du :
L'utilisation d'un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED) se charge seulement du dépôt des fichiers, et éventuellement de les archiver dans un Système d'Archivage Électronique (SAE) séparé, une fois que leur cycle de vie touche à sa fin.
Créé en 2003, la société ISIS est spécialisée dans la distribution et la commercialisation de la gamme de produits Docubase ainsi que les services associés (Organisation des Archives physiques, la formation en archivistique et en GED-Workflow,….) sur Afrique de l’Ouest et Centrale.
Filiale du groupe International Services Informatique (ISI), un groupe africain présent de manière directe au Sénégal (ISIS), au Cameroun (ISIC) et en Côte d’Ivoire (GEDOC-CI), il est l’un des leaders de la GED en Afrique Francophone au SUD du SAHARA. Nous avons réalisé plusieurs projets dans toute l’Afrique (Benin, Burkina Faso, Côte d’Ivoire, Cameroun, Djibouti, Gabon, Ghana, Sénégal, RDC, …) ainsi qu’au moyen orient (Bahreïn).
Le groupe ISI est doté d’une équipe hautement qualifiée et expérimentée pour avoir conduit et déployés auprès de plusieurs organismes des projets très ambitieux d’Archivage, de Gestion Electronique de Documents et de d’outil collaboratif dans différents pays depuis 2000.
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